Investir dans un système de point de vente (POS) est l’une des meilleures décisions que vous puissiez prendre pour votre entreprise, mais face à la multitude d’options disponibles sur le marché, comment déterminer quels matériels et logiciels POS correspondent le mieux aux besoins de votre entreprise et à votre budget ?
Ce guide peut vous aider à vous orienter pour trouver le système de point de vente idéal pour votre entreprise.
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Étape 1 : Définissez les besoins de votre entreprise
Personne ne souhaite perdre du temps et de l’argent avec une solution de point de vente qui ne dispose pas des fonctionnalités nécessaires ou qui comporte des fonctionnalités superflues venant alourdir son prix. Pour éviter d’acheter un système inadapté à votre entreprise, vous devez identifier les défis spécifiques que votre nouveau système de point de vente devra relever.
Vous pouvez commencer par vous poser des questions telles que :
- Votre activité en pâtit-elle parce que les clients doivent souvent faire la queue devant les caisses ?
- Les clients quittent-ils fréquemment votre établissement les mains vides parce que vous ne disposez pas des articles qu’ils recherchent ?
- Passez-vous trop de temps à gérer vos employés ou à essayer de comprendre pourquoi votre volume de ventes ne correspond souvent pas à vos niveaux de stock ?
- Souhaitez-vous attirer de nouveaux clients ?
Les réponses vous aideront à identifier les points faibles que vous souhaitez éliminer et les objectifs que vous souhaitez atteindre grâce à un nouveau système de caisse. Tenez également compte du temps que vous consacrez aux tâches opérationnelles et demandez-vous si vous avez besoin d’un système de caisse pour automatiser certains processus. Vous pouvez également vous demander si ce système doit soutenir des initiatives susceptibles de contribuer à la croissance de votre entreprise.
Une fois que vous aurez clairement identifié les besoins de votre entreprise, recherchez les fonctionnalités d’un système de point de vente qui y répondent. La liste des fonctionnalités que votre nouveau système doit offrir vous aidera à affiner votre choix lorsque vous rechercherez un nouveau système de point de vente. Les solutions que vous envisagez comporteront probablement un mélange de fonctionnalités « indispensables » et « souhaitables » ; n’oubliez pas de vous concentrer sur ce dont vous avez besoin, ce qui vous permettra de réduire au minimum le coût du système. En matière de solutions technologiques, « plus » ne signifie pas nécessairement « mieux ».
Étape 2 : Définissez un budget
Déterminez le montant que votre entreprise peut se permettre de consacrer à un système de point de vente. Selon la plupart des estimations, l’investissement moyen du secteur dans les systèmes de point de vente représente 2 à 3 % du chiffre d’affaires annuel des commerçants et 1 à 1,5 % de celui des restaurateurs. Tenez compte des coûts récurrents, tels que la maintenance et les mises à jour logicielles, la maintenance du matériel et l’assistance technique.
Renseignez-vous sur les options de paiement. Des solutions de financement peuvent être proposées pour vous aider à faire face à l’investissement en capital considérable que vous allez réaliser. Vous pouvez également opter pour la location ou la location-vente du matériel de point de vente, ce qui permet de minimiser les coûts initiaux, mais peut alourdir le coût total du système. Une autre option qui s’offre à vous pourrait être une offre de « point de vente en tant que service » (POS-as-a-Service), qui vous fournit votre système, ainsi que les mises à jour logicielles et les mises à niveau du système, moyennant un abonnement vous permettant d’utiliser (plutôt que de posséder) le système.
Lorsque vous faites votre choix parmi ces options, tenez toujours compte du coût total de possession (TCO) et du retour sur investissement (ROI). Le prix d’un système de point de vente complet peut sembler élevé, mais n’oubliez pas les économies qu’un tel système vous permettra de réaliser tout au long de son cycle de vie en réduisant les frais de main-d’œuvre, en améliorant la gestion des stocks, la précision des commandes et le suivi de la trésorerie, et en limitant les pertes. Un système de point de vente complet contribuera également à augmenter votre chiffre d’affaires en facilitant un engagement client plus efficace et un meilleur service client, tout en vous offrant une visibilité en temps réel sur tous les aspects de votre activité.
Étape 3 : Choisissez votre logiciel
En examinant les différentes options, vous constaterez que toutes les solutions logicielles ne sont pas compatibles avec l’ensemble du matériel de point de vente. En choisissant d’abord votre logiciel, vous éviterez d’être limité en termes de fonctionnalités.
Vous avez le choix entre différents types de logiciels :
- Natif. Un logiciel de point de vente natif est installé sur votre matériel de point de vente. Il est plus facile à personnaliser qu’un logiciel basé sur le cloud.
- Logiciel basé sur le cloud (Software-as-a-Service, ou SaaS). Dans un modèle SaaS, le logiciel est fourni via le cloud et vous le payez sous forme d’abonnement mensuel. De plus, les logiciels basés sur le cloud sont accessibles depuis n’importe quel endroit disposant d’une connexion Internet, ce qui vous offre une meilleure visibilité et un meilleur contrôle sur vos opérations. La personnalisation de ce type de logiciel peut s’avérer difficile.
- Logiciel hybride. Ce logiciel peut fonctionner en ligne dans le cloud ou hors ligne.
Il peut être utile de vous renseigner sur les types de logiciels de point de vente utilisés par d’autres entreprises similaires à la vôtre. Vérifiez, à l’aide de références ou d’avis, si ces commerçants ou restaurateurs sont satisfaits du type de solution, des fonctionnalités qu’elle offre et des avantages que ces solutions apportent à leur activité.
Il peut également être utile de vous renseigner sur les éditeurs de logiciels de point de vente qui proposent ces solutions, afin de mieux cerner la qualité de leur service client et leur expérience auprès d’entreprises de votre secteur d’activité. Vérifiez également si l’éditeur est une entreprise bien établie, c’est-à-dire peu susceptible de mettre la clé sous la porte et de vous laisser sans assistance pour votre système.
Une fois que vous avez dressé une liste des solutions de point de vente à envisager pour votre entreprise, il est temps d’organiser des démonstrations. En testant vous-même la solution, vous pourrez vous faire une idée de la facilité avec laquelle vos employés pourront l’apprendre et l’utiliser efficacement, et déterminer si elle répondra aux besoins de vos activités. Il peut être utile de comparer côte à côte des fonctionnalités similaires afin d’évaluer avec précision quelle est la meilleure solution pour votre entreprise.
Étape 4 : Trouver du matériel compatible
Le logiciel de point de vente que vous choisirez déterminera le matériel de point de vente que vous pourrez utiliser. Dans de nombreux cas, cependant, plusieurs options s’offriront encore à vous. Certains des choix que vous devrez faire dépendent de la manière dont vos employés utiliseront le système. Par exemple :
- Quelle est la méthode de saisie privilégiée ? Certains exploitants privilégient les claviers ou une interface à scanner pour la saisie des données de point de vente, tandis que d’autres préfèrent une interface à écran tactile qui facilite une saisie plus rapide des données et simplifie la formation des nouveaux employés.
- Allez-vous utiliser un système de caisse mobile ? Les fonctionnalités de caisse sur tablette ou autre appareil mobile peuvent vous offrir des possibilités de gestion des files d’attente, d’assistance en rayon et de paiement à table, susceptibles d’améliorer considérablement l’expérience client. Vous avez notamment la possibilité d’ajouter un système de caisse mobile à un système traditionnel fixe, ou d’utiliser uniquement un système de caisse mobile.
- De quels périphériques avez-vous besoin ? Vous devez prendre en compte les imprimantes, les tiroirs-caisses, les claviers PIN, les lecteurs de cartes de paiement et les scanners de codes-barres, puis sélectionner le modèle le mieux adapté à vos besoins.
- Allez-vous accepter tous les modes de paiement ? Assurez-vous que votre nouveau système permette à vos clients de payer selon leurs méthodes préférées. Les États-Unis s’orientant désormais vers les paiements EMV, tous les nouveaux systèmes de point de vente doivent être capables d’accepter les paiements par carte à puce. Ne pas le faire peut vous exposer à une responsabilité en cas de transactions frauduleuses par carte de paiement. Tenez également compte des tendances qui laissent entrevoir l’émergence de nouveaux modes de paiement. L’utilisation des portefeuilles mobiles, par exemple, gagne du terrain. Pour accepter ce type de paiements, vous aurez besoin de solutions de point de vente intégrant la technologie NFC (Near Field Communication).
- Quel type de terminal préférez-vous ? Un terminal de point de vente traditionnel peut très bien convenir à votre activité. Si l’espace à la caisse est toutefois limité, vous pourriez envisager une solution plus ergonomique et moins encombrante, telle qu’une configuration « tout-en-un » intégrant les périphériques de base (par exemple, imprimantes, tiroirs-caisses, lecteurs de cartes bancaires, claviers PIN et écrans client) ou un système de point de vente sur tablette. Vous trouverez également des options esthétiquement agréables qui ne nuiront pas à la décoration de votre magasin ni à l’ambiance de votre restaurant.
Tout comme vous l’avez fait avec les éditeurs de logiciels, renseignez-vous autant que possible sur les fournisseurs de matériel de point de vente. Lisez les témoignages et les avis, et discutez avec d’autres entreprises — de préférence similaires à la vôtre — qui utilisent leurs solutions. Assurez-vous également que l’entreprise propose des garanties et une assistance technique.
Besoin d’aide pour mener à bien ce processus ?
Le choix d’un nouveau système de point de vente est une décision importante, et étudier correctement vos options pour trouver les solutions adaptées peut s’avérer chronophage. Heureusement, des revendeurs à valeur ajoutée spécialisés dans les systèmes de point de vente pour le commerce de détail et la restauration sont prêts à vous aider à évaluer les besoins et les défis de votre entreprise auxquels un système de point de vente peut répondre, à définir un budget et à sélectionner les solutions adaptées à votre activité. Ils vous aideront également à déployer le nouveau système et vous fourniront une formation ainsi qu’une assistance technique.
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