Guía para principiantes sobre software y sistemas de punto de venta

Invertir en un sistema de punto de venta (POS) es una de las mejores decisiones que puede tomar para su negocio, pero, con tantas opciones disponibles en el mercado, ¿cómo puede determinar qué hardware y software de POS se adaptan mejor a las necesidades de su negocio y a su presupuesto?

Esta guía le ayudará a encaminarse hacia la elección del sistema POS perfecto para su negocio.

Paso 1: Defina las necesidades de su negocio

Nadie quiere perder tiempo y dinero en una solución de TPV que carezca de las capacidades necesarias o que cuente con funciones innecesarias que encarecen el precio. Para evitar adquirir un sistema que no sea adecuado para su negocio, debe identificar los retos específicos que su nuevo sistema de TPV deberá abordar.

Empiece por preguntarse:

• ¿Está sufriendo su negocio porque los clientes suelen tener que esperar en largas colas en la caja?
• ¿Es frecuente que los clientes se marchen de su establecimiento con las manos vacías porque no dispone de la mercancía que desean?
• ¿Dedica demasiado tiempo a gestionar a los empleados o a intentar averiguar por qué su volumen de ventas a menudo no coincide con sus niveles de inventario?
• ¿Desea atraer a nuevos clientes?

Una vez que haya identificado claramente las necesidades de su negocio, investigue qué funciones del TPV las satisfacen. La lista de funciones que necesita que ofrezca su nuevo sistema le ayudará a reducir las opciones a la hora de adquirir un nuevo sistema de TPV.

Paso 2: Establezca un presupuesto

Decida cuánto puede permitirse gastar su empresa en un sistema de punto de venta. Según la mayoría de las estimaciones, la inversión media del sector en sistemas de punto de venta asciende al 2-3 % del volumen anual de los minoristas y al 1-1,5 % del volumen anual de los operadores de restauración. Tenga en cuenta los costes recurrentes, como el mantenimiento y las actualizaciones del software, el mantenimiento del hardware y la asistencia técnica.

Paso 3: Busque software

A medida que evalúe sus opciones, comprobará que no todas las soluciones de software son compatibles con todo el hardware de punto de venta. Seleccionar primero el software le evitará verse limitado en cuanto a funcionalidad.

Existen diferentes tipos de software entre los que puede elegir:

• Nativo: el software de punto de venta nativo se instala en su hardware de punto de venta. Es más fácil de personalizar que el software basado en la nube.
• Software basado en la nube (Software como Servicio, o SaaS): en un modelo SaaS, el software se proporciona a través de la nube y se paga mediante una suscripción mensual. Además, se puede acceder al software basado en la nube desde cualquier lugar donde haya conexión a Internet, lo que le proporciona una mayor visibilidad y control sobre su negocio. Personalizar este tipo de software puede resultar complicado.
• Software híbrido: este software puede ejecutarse en línea, en la nube, o sin conexión.

Paso 4: Busque hardware compatible

El software de punto de venta que elija determinará el hardware de punto de venta que podrá utilizar. Sin embargo, en muchos casos seguirá habiendo varias opciones entre las que elegir. Algunas de las decisiones que deberá tomar están relacionadas con la forma en que sus empleados utilizarán el sistema. Por ejemplo:

• ¿Cuál es el método de introducción de datos preferido? Algunos operadores prefieren teclados o una interfaz de escáner para introducir datos en el TPV, mientras que otros se decantan por una interfaz táctil que facilita una introducción de datos más rápida y una formación más sencilla para los nuevos empleados.
• ¿Utilizará un TPV móvil? La funcionalidad de TPV en una tableta u otro dispositivo móvil puede ofrecerle capacidades para reducir las colas, atender a los clientes en los pasillos y permitir el pago en la mesa, lo que puede mejorar considerablemente la experiencia de los clientes. Sus opciones incluyen añadir un TPV móvil a un sistema tradicional fijo o utilizar únicamente el TPV móvil.
• ¿Qué periféricos son necesarios? Debe tener en cuenta impresoras, cajones portamonedas, teclados numéricos, lectores de tarjetas de pago y escáneres de códigos de barras, y seleccionar el modelo que mejor se adapte a sus necesidades.
• ¿Aceptará todas las formas de pago? Asegúrese de que su nuevo sistema ofrezca a sus clientes la posibilidad de pagar mediante su método preferido. Ahora que Estados Unidos está migrando hacia los pagos EMV, todos los nuevos sistemas de punto de venta deben poder aceptar pagos con tarjetas con chip. De no hacerlo, podría incurrir en responsabilidad por cargos fraudulentos en tarjetas de pago. Tenga en cuenta también las tendencias que apuntan a nuevos tipos de pago. El uso de monederos móviles, por ejemplo, está ganando terreno. Para aceptar pagos de este tipo, necesitará soluciones de punto de venta que incluyan la tecnología de comunicación de campo cercano (NFC).
• ¿Qué diseño de terminal prefiere? Es posible que un diseño de terminal de punto de venta tradicional se adapte bien a su negocio. Sin embargo, si el espacio en la caja registradora es limitado, tal vez le convenga considerar una solución más ergonómica que ocupe menos espacio, como una configuración «todo en uno» que incorpore periféricos básicos (por ejemplo, impresoras, cajones portamonedas, lectores de tarjetas de crédito, teclados numéricos y pantallas para el cliente) o un sistema de punto de venta (TPV) basado en tableta. También encontrará opciones que resultan estéticamente agradables y que no desentonan con la decoración de la tienda ni con el ambiente del restaurante.