Guide d’initiation aux logiciels et systèmes de point de vente

Investir dans un système de point de vente (TPV) est l'une des meilleures décisions que vous puissiez prendre pour votre entreprise, mais face à la multitude d'options disponibles sur le marché, comment déterminer quels matériels et logiciels de TPV correspondent le mieux aux besoins de votre entreprise et à votre budget ?

Ce guide peut vous aider à vous orienter pour trouver le système de point de vente idéal pour votre entreprise.

Étape 1 : Définir les besoins de votre entreprise

Personne ne souhaite perdre du temps et de l’argent avec une solution de point de vente qui ne dispose pas des fonctionnalités indispensables ou qui comporte des fonctionnalités superflues venant alourdir son prix. Pour éviter d’acheter un système inadapté à votre entreprise, vous devez identifier les défis spécifiques auxquels votre nouveau système de point de vente devra répondre.

Commencez par vous poser les questions suivantes :

• Votre activité en pâtit-elle parce que les clients doivent souvent faire la queue devant les caisses ?
• Les clients quittent-ils fréquemment votre établissement les mains vides parce que vous ne disposez pas des articles qu’ils recherchent ?
• Passez-vous trop de temps à gérer vos employés ou à essayer de comprendre pourquoi votre volume de ventes ne correspond souvent pas à vos niveaux de stock ?
• Souhaitez-vous attirer de nouveaux clients ?

Une fois que vous aurez clairement identifié les besoins de votre entreprise, recherchez les fonctionnalités de caisse qui y répondent. La liste des fonctionnalités que votre nouveau système doit offrir vous aidera à affiner votre choix lorsque vous rechercherez un nouveau système de caisse.

Étape 2 : Définissez un budget

Déterminez le montant que votre entreprise peut se permettre de consacrer à l’achat d’un système de point de vente. Selon la plupart des estimations, l’investissement moyen du secteur dans les systèmes de point de vente représente 2 à 3 % du chiffre d’affaires annuel des détaillants et 1 à 1,5 % de celui des restaurateurs. Tenez compte des coûts récurrents, tels que la maintenance et les mises à jour logicielles, la maintenance du matériel et l’assistance technique.

Étape 3 : Recherchez un logiciel

En examinant les différentes options, vous constaterez que toutes les solutions logicielles ne sont pas compatibles avec l’ensemble du matériel de point de vente. En choisissant d’abord votre logiciel, vous éviterez d’être limité en termes de fonctionnalités.

Vous avez le choix entre différents types de logiciels :

• Natif : un logiciel de point de vente natif est installé sur votre matériel de point de vente. Il est plus facile à personnaliser qu’un logiciel basé sur le cloud.
• Logiciel basé sur le cloud (Software-as-a-Service, ou SaaS) : dans un modèle SaaS, le logiciel est fourni via le cloud et vous le payez sous forme d’abonnement mensuel. De plus, les logiciels basés sur le cloud sont accessibles depuis n’importe quel endroit disposant d’une connexion Internet, ce qui vous offre une meilleure visibilité et un meilleur contrôle sur votre activité. La personnalisation de ce type de logiciel peut s’avérer difficile.
• Logiciel hybride : ce logiciel peut fonctionner en ligne dans le cloud ou hors ligne.

Étape 4 : Trouver du matériel compatible

Le logiciel de point de vente que vous choisirez déterminera le matériel de point de vente que vous pourrez utiliser. Dans de nombreux cas, cependant, plusieurs options s’offriront encore à vous. Certains des choix que vous devrez faire dépendent de la manière dont vos employés utiliseront le système. Par exemple :

• Quelle est la méthode de saisie privilégiée ? Certains exploitants privilégient les claviers ou une interface à scanner pour la saisie des données de point de vente, tandis que d’autres préfèrent une interface à écran tactile qui facilite une saisie plus rapide des données et simplifie la formation des nouveaux employés.
• Allez-vous utiliser un système de caisse mobile ? Les fonctionnalités de caisse sur tablette ou autre appareil mobile peuvent vous offrir des possibilités de réduction des files d’attente, d’assistance en rayon et de paiement à table, susceptibles d’améliorer considérablement l’expérience client. Vous avez notamment la possibilité d’ajouter un système de caisse mobile à un système traditionnel fixe, ou d’utiliser uniquement un système de caisse mobile.
• De quels périphériques avez-vous besoin ? Vous devez prendre en compte les imprimantes, les tiroirs-caisses, les claviers PIN, les lecteurs de cartes de paiement et les scanners de codes-barres, puis sélectionner le modèle le mieux adapté à vos besoins.
• Allez-vous accepter tous les modes de paiement ? Assurez-vous que votre nouveau système permette à vos clients de payer selon leur mode de paiement préféré. Les États-Unis étant en pleine transition vers les paiements EMV, tous les nouveaux systèmes de point de vente doivent être capables d’accepter les paiements par carte à puce. Ne pas respecter cette exigence peut vous exposer à une responsabilité en cas de transactions frauduleuses par carte de paiement. Tenez également compte des tendances qui laissent entrevoir l’émergence de nouveaux modes de paiement. L’utilisation des portefeuilles mobiles, par exemple, gagne du terrain. Pour accepter ce type de paiements, vous aurez besoin de solutions de point de vente intégrant la technologie NFC (Near Field Communication).
• Quel type de terminal préférez-vous ? Un terminal de point de vente traditionnel peut très bien convenir à votre entreprise. Si l’espace au niveau de la caisse est limité, vous pourriez toutefois envisager une solution plus ergonomique et moins encombrante, telle qu’une configuration « tout-en-un » intégrant les périphériques de base (par exemple, imprimantes, tiroirs-caisses, lecteurs de cartes bancaires, claviers PIN et écrans client) ou un système de point de vente sur tablette. Vous trouverez également des options esthétiquement agréables qui ne nuisent pas à la décoration d’un magasin ni à l’ambiance d’un restaurant.