Invertir en un sistema de punto de venta (POS) es una de las mejores decisiones que puede tomar para su negocio, pero, con tantas opciones disponibles en el mercado, ¿cómo puede determinar qué hardware y software de POS se adaptan mejor a las necesidades de su negocio y a su presupuesto?
Esta guía le ayudará a encaminarse hacia la elección del sistema POS perfecto para su negocio.
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Paso 1: Defina las necesidades de su negocio
Nadie desea perder tiempo y dinero en una solución de TPV que carezca de las capacidades necesarias o que cuente con funciones innecesarias que encarecen el precio. Para evitar adquirir un sistema que no sea adecuado para su negocio, debe identificar los retos específicos que su nuevo sistema de TPV deberá resolver.
Puede empezar planteándose preguntas como:
- ¿Se está viendo afectado su negocio porque los clientes suelen tener que esperar en largas colas en la caja?
- ¿Es frecuente que los clientes se marchen de su establecimiento con las manos vacías porque no dispone de la mercancía que desean?
- ¿Dedica demasiado tiempo a gestionar al personal o a intentar averiguar por qué su volumen de ventas a menudo no se corresponde con sus niveles de inventario?
- ¿Desea atraer a nuevos clientes?
Las respuestas le ayudarán a identificar los puntos débiles que desea eliminar y los objetivos que desea alcanzar con un nuevo sistema de punto de venta. Considere también el tiempo que dedica a tareas relacionadas con las operaciones y si necesita que el sistema de punto de venta automatice los procesos. Quizá también desee plantearse si necesita que el sistema de punto de venta respalde iniciativas que puedan contribuir al crecimiento de su negocio.
Una vez que haya identificado claramente las necesidades de su negocio, investigue qué funciones del TPV las satisfacen. La lista de las funciones que necesita que ofrezca su nuevo sistema le ayudará a reducir el abanico de opciones a la hora de adquirir un nuevo sistema de TPV. Es probable que las soluciones que baraje contengan una combinación de características «imprescindibles» y «deseables»; recuerde centrarse en lo que necesita, lo que le ayudará a minimizar el coste del sistema. «Más» no significa necesariamente «mejor» cuando se trata de soluciones tecnológicas.
Paso 2: Establezca un presupuesto
Decida cuánto puede permitirse gastar su empresa en un sistema de punto de venta. Según la mayoría de las estimaciones, la inversión media del sector en sistemas de punto de venta asciende al 2-3 % del volumen anual de los minoristas y al 1-1,5 % del volumen anual de los operadores de restauración. Tenga en cuenta los costes recurrentes, como el mantenimiento y las actualizaciones del software, el mantenimiento del hardware y la asistencia técnica.
Infórmese sobre las opciones de pago. Es posible que existan opciones de financiación para ayudarle con la considerable inversión de capital que va a realizar. También puede optar por alquilar o alquilar con opción a compra el hardware del TPV, lo que puede minimizar los costes iniciales, aunque puede aumentar el coste total del sistema. Otra opción a su disposición podría ser una oferta de «TPV como servicio», que le proporciona el sistema, así como las actualizaciones de software y las mejoras del sistema, a cambio de una cuota de suscripción para utilizar (en lugar de poseer) el sistema.
A la hora de elegir entre estas opciones, tenga siempre en cuenta el coste total de propiedad (TCO) y el retorno de la inversión (ROI). El precio de un sistema de punto de venta con todas las funciones puede parecer elevado, pero no olvide el ahorro económico que dicho sistema le reportará a lo largo de su ciclo de vida al reducir los gastos de personal, mejorar el control de inventario, la precisión de los pedidos y el seguimiento del efectivo, y poner freno a las pérdidas por merma. Un sistema de punto de venta (POS) completo también le ayudará a aumentar las ventas al facilitar una interacción más eficaz con los clientes y un mejor servicio al cliente, además de ofrecerle información en tiempo real sobre todos los aspectos de su negocio.
Paso 3: Busque un software
A medida que evalúe sus opciones, comprobará que no todas las soluciones de software son compatibles con todo el hardware de punto de venta. Seleccionar primero el software le evitará verse limitado en cuanto a funcionalidad.
Existen diferentes tipos de software entre los que puede elegir:
- Nativo. El software nativo para TPV se instala en su hardware de TPV. Es más fácil de personalizar que el software basado en la nube.
- Software basado en la nube (Software como Servicio, o SaaS). En un modelo SaaS, el software se proporciona a través de la nube y se paga mediante una suscripción mensual. Además, se puede acceder al software basado en la nube desde cualquier lugar donde haya conexión a Internet, lo que le proporciona una mayor visibilidad y control sobre su negocio. Personalizar este tipo de software puede resultar complicado.
- Software híbrido. Este software puede ejecutarse en línea, en la nube, o sin conexión.
Puede resultarle útil investigar qué tipos de software de punto de venta utilizan otras empresas similares a la suya. Averigüe, a través de referencias o reseñas, si estos comerciantes o restauradores están satisfechos con el tipo de solución, la funcionalidad que ofrece y los beneficios que aportan a sus negocios.
También puede resultar útil informarse sobre los proveedores de software de punto de venta que ofrecen estas soluciones, para conocer el nivel de atención al cliente que prestan y su experiencia trabajando con empresas de su mercado o sector. Considere asimismo si el proveedor es una empresa consolidada, es decir, una que no corra el riesgo de cerrar y dejarle sin asistencia para su sistema.
Una vez que haya elaborado una lista de soluciones de punto de venta que pueda considerar para su negocio, es el momento de concertar demostraciones. Probar la solución usted mismo le permitirá hacerse una idea de lo fácil que resultará para sus empleados aprender a utilizarla, emplearla de forma eficiente y determinar si se adapta a sus operaciones. Puede resultar útil comparar características similares de forma detallada para llegar a una valoración precisa de cuál es la mejor solución para su negocio.
Paso 4: Busque hardware compatible
El software de punto de venta que elija determinará el hardware de punto de venta que podrá utilizar. Sin embargo, en muchos casos seguirá habiendo varias opciones entre las que elegir. Algunas de las decisiones que deberá tomar están relacionadas con la forma en que sus empleados utilizarán el sistema. Por ejemplo:
- ¿Cuál es el método de introducción de datos preferido? Algunos operadores prefieren teclados o una interfaz de escáner para introducir datos en el TPV, mientras que otros optan por una interfaz táctil que facilita una introducción de datos más rápida y una formación más sencilla para los nuevos empleados.
- ¿Utilizará un TPV móvil? La funcionalidad de TPV en una tableta u otro dispositivo móvil puede ofrecerle capacidades para reducir las colas, asistir a los clientes en los pasillos y permitir el pago en la mesa, lo que puede mejorar considerablemente la experiencia de los clientes. Sus opciones incluyen añadir un TPV móvil a un sistema tradicional fijo o utilizar únicamente el TPV móvil.
- ¿Qué periféricos son necesarios? Debe tener en cuenta impresoras, cajones portamonedas, teclados numéricos, lectores de tarjetas de pago y escáneres de códigos de barras, y seleccionar el modelo que mejor se adapte a sus necesidades.
- ¿Aceptará todas las formas de pago? Asegúrese de que su nuevo sistema ofrezca a sus clientes la posibilidad de pagar mediante sus métodos preferidos. Ahora que Estados Unidos está migrando hacia los pagos EMV, todos los nuevos sistemas de punto de venta deben poder aceptar pagos con tarjetas con chip. De no hacerlo, podría incurrir en responsabilidad por cargos fraudulentos en tarjetas de pago. Tenga en cuenta también las tendencias que apuntan a nuevos tipos de pago. El uso de monederos móviles, por ejemplo, está ganando terreno. Para aceptar pagos de este tipo, necesitará soluciones de punto de venta que incluyan la tecnología de comunicación de campo cercano (NFC).
- ¿Qué diseño de terminal prefiere? Es posible que un diseño de terminal de punto de venta tradicional se adapte bien a su negocio. Sin embargo, si el espacio en la caja registradora es limitado, tal vez le convenga considerar una solución más ergonómica que ocupe menos espacio, como una configuración «todo en uno» que incorpore periféricos básicos (por ejemplo, impresoras, cajones portamonedas, lectores de tarjetas de crédito, teclados numéricos y pantallas para el cliente) o un sistema de punto de venta (TPV) basado en tableta. También encontrará opciones que resultan estéticamente agradables y que no desentonan con la decoración de la tienda ni con el ambiente del restaurante.
Al igual que hizo con los proveedores de software, infórmese todo lo que pueda sobre los proveedores de hardware de TPV. Lea referencias y reseñas, y hable con otras empresas —preferiblemente similares a la suya— que utilicen sus soluciones. Asegúrese también de que la empresa ofrezca garantías y asistencia técnica.
¿Necesita ayuda para llevar a cabo este proceso?
La elección de un nuevo sistema de punto de venta es una decisión importante, y analizar adecuadamente sus opciones y encontrar las soluciones adecuadas puede ser una tarea que requiere mucho tiempo. Afortunadamente, los distribuidores de valor añadido especializados en sistemas de punto de venta para el comercio minorista y la restauración están preparados para ayudarle a evaluar las necesidades y los retos de su negocio que un sistema de punto de venta puede abordar, a establecer un presupuesto y a seleccionar las soluciones más adecuadas para su empresa. También le ayudarán a implementar el nuevo sistema y le proporcionarán formación y asistencia técnica.
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